5W1H工作法也叫六何分析法，是一種思考和工作方法，在企業(yè)管理和日常工作中頗為常見。結(jié)合近期公司理順部門崗位職責(zé)和流程化的內(nèi)容，個(gè)人覺得5W1H工作法對進(jìn)一步理順職責(zé)，提升工作流程的規(guī)范性具有積極的作用。那么，5W1H工作法到底是什么內(nèi)容？應(yīng)該如何結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)行應(yīng)用呢？
5W1H工作法是對選定的工作，都要從原因(Why)、對象(What)、地點(diǎn)(Where)、時(shí)間(When)、人員(Who)、方法(How)等六個(gè)方面提出問題進(jìn)行思考。直白一點(diǎn)，就是遇到問題時(shí)，應(yīng)該要考慮的六個(gè)關(guān)鍵要素，即為什么干？干什么？在哪干？什么時(shí)間干？誰來干？怎么干？
下面，我們就以近期公司理順崗位職責(zé)和流程化這項(xiàng)工作為例，來具體看一看工作中應(yīng)該如何合理運(yùn)用5W1H工作法：
首先，Why是解決為什么要干的問題。流程不是一成不變的，隨著內(nèi)外部環(huán)境的變化，工作流程需要結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際進(jìn)行合理調(diào)整，方能更好地適應(yīng)經(jīng)營形勢。理順崗位職責(zé)和流程化就是為了流程執(zhí)行出現(xiàn)問題時(shí)能夠分析各個(gè)環(huán)節(jié)，及時(shí)查明原因，找出問題予以優(yōu)化。最終達(dá)到提升工作品質(zhì)，提高企業(yè)競爭力的目的。
其次，What是解決干什么的問題，Where是解決在哪里干的問題，Who是解決誰來干的問題。為什么要把這三者放在一起說呢？是因?yàn)檫@三個(gè)要素在理順部門崗位職責(zé)這項(xiàng)工作中是最基礎(chǔ)也是最核心的部分。簡單來講，就是哪項(xiàng)工作（What）是在哪個(gè)部門（Where）由誰來干（Who）的問題。如果職責(zé)沒有分清楚，一方面，出現(xiàn)問題后由誰來處理就很難界定，易導(dǎo)致職責(zé)缺失、工作混亂；另一方面，工作中難免會存在一些交叉點(diǎn)，而這些交叉點(diǎn)又往往是最容易出現(xiàn)問題的地方，如果沒有明確的劃分和規(guī)定，就容易造成扯皮推諉現(xiàn)象，降低工作效率。因此，理清各部門、各崗位的職責(zé)明細(xì)是基礎(chǔ)，唯有清晰的職責(zé)才能在遇到問題時(shí)準(zhǔn)確地找到對應(yīng)的部門和負(fù)責(zé)處理的人，促使對的人做對的事，提高工作效率和解決問題的能力。
最后，When是解決什么時(shí)間干的問題（這里要特別說明下，When所代表的不僅是傳統(tǒng)意義上的時(shí)間，還包括程序前后順序等），How是解決怎么干的問題，也就是方法論的問題。工作中，即便你明確了自己的崗位職責(zé)，但實(shí)際業(yè)務(wù)處理仍然會出現(xiàn)無從下手的局面，這就是工作流程不清晰，沒有解決好When和How的問題。公司自去年改革以來，果斷推行標(biāo)準(zhǔn)化、流程化內(nèi)容，對各方面業(yè)務(wù)進(jìn)行流程化梳理，并納入到部門日常工作表格化管理，就是對When和How兩大要素的最好實(shí)踐。當(dāng)然，我們不妨再從一個(gè)詳細(xì)的業(yè)務(wù)事例層面來進(jìn)行說明：以報(bào)銷業(yè)務(wù)為例，發(fā)生報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)部門一般會要求報(bào)銷人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供合理的報(bào)銷憑證，在系統(tǒng)內(nèi)規(guī)范提報(bào)報(bào)銷憑證；同時(shí)，財(cái)務(wù)人員對報(bào)銷業(yè)務(wù)單據(jù)和業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)進(jìn)行核實(shí)，核實(shí)無誤及時(shí)予以報(bào)銷，核實(shí)有問題將予以反饋。這一個(gè)簡單的流程，反映了不同的人在不同的時(shí)間點(diǎn)，按照對應(yīng)的流程進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理，這就是對時(shí)間(When)和方法(How)的運(yùn)用的真實(shí)體現(xiàn)。回歸到理順部門崗位職責(zé)和流程化這項(xiàng)工作來說，我認(rèn)為，要把握好when和How這兩大要素，就應(yīng)當(dāng)對流程執(zhí)行全過程進(jìn)行跟蹤和把控，對影響流程執(zhí)行效率和效果的因素進(jìn)行歸類統(tǒng)計(jì)，找出問題癥結(jié)所在，合理優(yōu)化流程，建立流程執(zhí)行監(jiān)督體系；同時(shí)，要結(jié)合公司經(jīng)營形式，組織人員合理調(diào)整流程內(nèi)容，減少不必要的內(nèi)耗，以此方能提高工作效率，降低成本，并提高企業(yè)的競爭力。
使用5W1H工作法可以有助于更好地理解工作目標(biāo)，明確工作范圍，安排任務(wù)和時(shí)間表，提升工作效率和質(zhì)量。所以，我們應(yīng)當(dāng)巧用5W1H工作法，更好地開展各項(xiàng)工作。
（總經(jīng)理辦公室 郭冬）
